Accueil, pause ou moment de networking : organisez un comptoir café autour du programme de votre séminaire.
Dans cet article
Séparer accueil et pause concentrée
À l’accueil, les participants arrivent souvent par vagues. Une pause entre deux interventions peut au contraire réunir tout le monde d’un coup. Indiquez la durée réelle de la pause et le nombre de personnes attendues sur ce créneau. Ces deux informations orientent le service.
Choisir un emplacement qui laisse circuler
Installez le comptoir près d’un espace où les participants peuvent rester quelques minutes, avec une prise accessible. Gardez une circulation claire vers la salle et, s’il existe un buffet, évitez que les deux files se croisent. Vérifiez l’heure à laquelle le prestataire peut accéder aux lieux.
Préparer le brief
Envoyez la date, le lieu, les horaires, l’effectif et le mode de prise en charge. Mentionnez les autres boissons prévues. Kahlo étudie la durée de service et le format de comptoir en fonction de votre programme, puis précise le périmètre dans le devis.
Calculer le service à partir du programme
Indiquez le nombre de personnes, mais aussi la façon dont elles arrivent. Une pause de quinze minutes réunissant les participants en même temps pose un autre problème qu’un accueil ouvert pendant une heure. Donnez l’heure de début des interventions et celle à laquelle la pause doit finir. Si plusieurs salles se libèrent en décalé, signalez-le pour que le service s’adapte aux flux réels.
Exemple : une pause entre deux interventions
Pour 60 participants à une journée d’équipe, vous pouvez envisager un café pendant l’accueil, une pause l’après-midi ou les deux. Dans le brief, précisez si les participants auront accès à d’autres boissons et si le comptoir doit être installé avant l’ouverture des portes. Kahlo étudiera la capacité de service sur le créneau proposé. Évitez d’annoncer un nombre de tasses ou une durée aux équipes avant confirmation.
Préparer l’installation avec le responsable du site
Repérez l’accès pour déposer le matériel, la prise et un emplacement où les participants peuvent attendre sans bloquer les portes. Identifiez la personne qui ouvre la salle et celle qui peut ajuster le programme le jour même. Si le service se fait dans un hall partagé, informez les équipes présentes du créneau et de la circulation prévue.
Distinguer une prestation et un approvisionnement régulier
Un comptoir avec service convient à une journée ponctuelle. Si votre besoin concerne surtout les cafés quotidiens dans les bureaux, indiquez plutôt le volume estimé, la machine et la fréquence de commande. Les deux demandes peuvent se faire séparément. Pour le séminaire, le devis doit préciser la durée, le mode de prise en charge et les frais éventuels.